Quanto demora um processo de recrutamento e seleção

Publicar uma oferta de emprego e esperar que o candidato ideal assine o contrato costuma demorar bastante mais tempo do que o previsto inicialmente pelas empresas. No tecido empresarial, muitas pequenas e médias empresas calculam que preencher uma vaga exigirá apenas um par de semanas. No entanto, a realidade demonstra que o calendário se estende facilmente até roçar ou ultrapassar um mês e meio. Esta diferença entre as expectativas iniciais e o tempo real gera tensões internas, sobrecarrega os trabalhadores da equipa e provoca a perda iminente de talento qualificado.

A duração média de um processo de seleção

O tempo médio estimado para preencher uma vaga oscila entre os 30 e os 45 dias seguidos. Este prazo varia de forma considerável consoante o setor de atividade, o nível de especialização do perfil procurado e a urgência da própria empresa. Enquanto um cargo administrativo ou de atendimento ao público pode ser resolvido em cerca de 25 a 30 dias, os perfis técnicos de engenharia, tecnologia ou responsabilidade executiva ultrapassam habitualmente os 60 dias de gestão contínua.

A este período de recrutamento é necessário somar, além disso, o tempo de pré-aviso legal ou acordado que o profissional deve dar na sua empresa atual, que costuma ser de 15 dias a um mês. Portanto, desde que surge a necessidade na organização até que a pessoa se junta efetivamente ao seu posto de trabalho, podem decorrer entre dois e três meses no total.

Em que fases se perde realmente o tempo

O atraso na contratação raramente se deve a um único fator. O mais comum é que os dias se vão acumulando progressivamente em pequenas paragens e gargalos ao longo de cada uma das etapas do processo.

• Definição do perfil e redação da oferta: Perdem-se entre 3 e 7 dias a negociar os requisitos internos entre os responsáveis do departamento e a pessoa encarregada da seleção.
• Publicação e receção de candidaturas: A fase de captação costuma manter-se aberta entre 10 e 15 dias para garantir um volume suficiente de currículos.
• Triagem inicial de currículos: Filtrar dezenas ou centenas de candidaturas recebidas para selecionar os perfis adequados consome entre 5 e 10 dias de trabalho descontínuo.
• Coordenação de entrevistas: Ajustar as agendas dos candidatos com as dos avaliadores internos costuma atrasar o processo mais 7 a 10 dias.
• Tomada de decisão final e proposta formal: As dúvidas internas e a falta de consenso ao escolher entre os finalistas acrescentam frequentemente mais 5 a 7 dias.

A fase de agendamento de entrevistas é, sem dúvida, um dos maiores pontos de fricção no recrutamento. Coordenar a disponibilidade de várias pessoas numa PME, onde os responsáveis diretos têm de conciliar as entrevistas com as suas tarefas operacionais diárias, abranda drasticamente o ritmo natural da seleção e alarga desnecessariamente a espera do candidato.

O que acontece com os bons candidatos entretanto

O tempo não passa da mesma forma para a empresa e para os profissionais que se encontram em procura ativa de emprego. Enquanto a organização analisa detalhadamente os perfis ou adia as datas das reuniões, os candidatos com maior experiência e adequação não ficam inativos. O talento qualificado costuma estar a participar em vários processos de seleção em simultâneo noutras empresas.

• Perda de interesse na proposta: Um silêncio prolongado de mais de uma semana após o primeiro contacto gera a sensação de desorganização ou falta de interesse por parte da empresa.
• Aceitação de propostas concorrentes: Os melhores perfis recebem propostas de contratação em prazos de 10 a 15 dias. Se o processo se arrastar, aceitarão a primeira opção sólida que lhes for apresentada.
• Deterioração da marca empregadora: Os candidatos frustrados com a lentidão ou a falta de comunicação partilham a sua experiência com outros profissionais do seu meio.
• Encarecimento da contratação: Perder os finalistas obriga a reiniciar o processo de seleção ou a aceitar perfis menos ajustados às necessidades do cargo.

Como agilizar a contratação numa PME sem perder rigor

Para reduzir os prazos de contratação não é preciso saltar passos essenciais nem contratar às cegas. A chave reside em otimizar a gestão operacional, padronizar as etapas e incorporar ferramentas que eliminem as tarefas manuais repetitivas. Plataformas de seleção como a JOBO ajudam as empresas a gerir as candidaturas a partir de um único local, facilitando a comunicação com os candidatos e reduzindo de forma considerável os tempos de resposta.

• Definir com clareza o perfil antes de publicar: Acordar antecipadamente o salário, o horário e os requisitos imprescindíveis evita retificações ao longo do caminho.
• Estabelecer um calendário fechado de entrevistas: Reservar blocos de tempo nas agendas dos avaliadores antes de lançar a oferta evita atrasos ao convocar os candidatos.
• Manter uma comunicação contínua: Informar os profissionais sobre o estado da sua candidatura em cada etapa reduz a incerteza e mantém o seu compromisso.
• Centralizar o acompanhamento dos perfis: Utilizar software especializado para que toda a equipa de avaliação possa partilhar os seus comentários sem necessidade de infinitas cadeias de e-mails.

Reduzir de forma efetiva o tempo necessário para preencher uma vaga beneficia todas as partes envolvidas. A empresa resolve a sua necessidade operacional muito antes, diminui notavelmente o desgaste da sua equipa atual e evita a fuga de perfis altamente valiosos para a concorrência. Por sua vez, os candidatos desfrutam de uma experiência transparente, ágil e respeitadora, o que reforça de forma muito positiva a reputação da organização no mercado de trabalho.